PL EN

Zasady etyki zawodowej

Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu KOBYLARNIA S.A. z dnia 30.12.2021r.  

 

POLITYKA RÓŻNORODNOŚCI W KOBYLARNIA S.A. z siedzibą w Kobylarni

Zarządzanie różnorodnością w KOBYLARNIA S.A. dotyczy wszystkich pracowników oraz kluczowych stanowisk. Różnorodność rozumiana jest w ten sposób, że każdy człowiek jest ważny bez względu na płeć, wiek, stan zdrowia, orientację seksualną, wyznanie, stan cywilny, rasę, kraj pochodzenia czy formę zatrudnienia i przekonania polityczne. 


Zgodnie z Regulaminem Pracy KOBYLARNIA S.A.
„Pracownicy powinni być równo traktowani w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.”


„Równe traktowanie w zatrudnieniu oznacza niedyskryminowanie w jakikolwiek sposób, bezpośrednio lub pośrednio”. 


W KOBYLARNIA S.A obowiązują zasady zarządzania miejscami pracy bez dyskryminacji lub niewłaściwych zachowań, które mogłyby naruszać uczciwość lub poczucie własnej wartości pracowników. 


Polityka Różnorodności KOBYLARNIA S.A. realizuje następujące Cele Zrównoważonego Rozwoju ONZ:

  • Cel 10 – mniej nierówności;
  • Cel 5 – równość płci.

Celami przyjętej Polityki Różnorodności są:

  • aktywne zarządzanie różnorodnością w ramach prowadzonej polityki zarządzania zasobami ludzkimi, tworzenie otwartego i różnorodnego środowiska pracy;
  • przeciwdziałanie wszelkim formom dyskryminacji;
  • zapewnienie równych szans w dostępie do informacji o obowiązujących w KOBYLARNIA S.A. standardach etycznych;

Polityka KOBYLARNIA S.A. nie stawia żadnych barier ze względu na płeć, wiek, stan zdrowia, orientację seksualną, wyznanie, stan cywilny, rasę, kraj pochodzenia czy formę zatrudnienia i przekonania polityczne. Założenia Polityki Różnorodności realizujemy w szczególności poprzez:

  • działania mające na celu tworzenie odpowiedniej atmosfery i kultury organizacyjnej, gdzie głównym kryterium oceny pracowników jest ich zaangażowanie w pracę oraz posiadane kwalifikacje zawodowe;
  • opracowanie i wdrożenie niniejszej Polityki Różnorodności;
  • wdrożenie procedury działań antymobbingowych i antydyskryminacyjnych;
  • wdrożenie procedury zgłaszania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
  • coroczne raporty z wykonania niniejszej Polityki Różnorodności. 

KOBYLARNIA S.A. dokładają również wszelkich starań, aby zapewnić równy udział kobiet i mężczyzn w pełnieniu funkcji Zarządu i pełnieniu funkcji członków Rad Nadzorczych w spółkach. 


Przy wyborze i powoływaniu członków Zarządu oraz proponowaniu kandydatur na członków Rady Nadzorczej KOBYLARNIA S.A. przykłada się uwagę do kwestii różnorodności. 


Decydując o składzie Zarządu, Rada Nadzorcza dąży do zapewnienia jego różnorodności w szczególności w odniesieniu do wieku, wykształcenia, doświadczenia zawodowego i udziału kobiet. 


W odniesieniu do składu Rady Nadzorczej, struktura wiekowa członków Rady powinna być różnorodna. Ponadto dąży się do tego, aby jej członkowie posiadali odpowiednie wykształcenie i doświadczenie zawodowe. Zwraca się ponadto uwagę na kwestię odpowiedniego udziału kobiet. Skład Rady Nadzorczej uwzględnia idee leżące u podstaw polityki różnorodności. W Radzie Nadzorczej są zarówno reprezentanci akcjonariuszy, jak również osoby z szeroką wiedzą i doświadczeniem w zakresie organizacji i zarządzania, budownictwa jak i ekonomii. 
Celem przyjętej Polityki Różnorodności jest dążenie do zapewnienia wszechstronności organów Zarządu oraz Rady Nadzorczej poprzez ukształtowanie ich składów w sposób zapewniający różnorodność.  


Wierzymy, że każdy pracownik może mieć wkład w rozwój firmy, a poprzez różnorodność w zatrudnieniu naszych pracowników budujemy siłę KOBYLARNIA S.A.

Dokument wchodzi w życie z dniem 30 grudnia 2021 roku.
 

Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu 

nr 12/2021 z dnia 30.12.2021r. 

Zarządu KOBYLARNIA S.A. 

 

Kodeks Etyki Zawodowej Pracownika i Współpracownika

 

ROZDZIAŁ 1

Zasady ogólne

 

  1. KOBYLARNIA S.A. rozwija się w oparciu o wartości, zasady postępowania oraz wzorce zachowań zapewniające szacunek dla wszystkich ludzi  w tym: Akcjonariuszy, Kontrahentów oraz społeczności lokalnych.
  2. Wszystkich pracowników i współpracowników KOBYLARNIA S.A. zobowiązuje się do postępowania zgodnie z postanowieniami Kodeksu Etyki. Od członków kadry kierowniczej wyższego szczebla oczekuje się, aby własnym przykładem popularyzowali zasady Kodeksu Etyki wśród pracowników i współpracowników, a także stosowali się w praktyce do głoszonych wartości.

 

ROZDZIAŁ 2

Wartości KOBYLARNIA S.A.

 

  1. Dążymy do osiągnięcia doskonałości i wysokich wyników poprzez wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań oraz dostarczanie wysokiej jakości technologii i usług. KOBYLARNIA S.A. kieruje się następującymi zasadami zarządzania: odpowiedzialność i uczciwość, otwarta komunikacja, szczerość, dzielenie się umiejętnościami, partnerska współpraca oraz inicjatywa.
  2. Fundamentalną zasadą, której hołduje KOBYLARNIA S.A., jest szacunek dla ludzi i ich prawa do prywatności. Opowiada się również za tolerancją niezależnie od pochodzenia, koloru skóry, rasy, płci, kultury, niepełnosprawności, wieku lub stanu cywilnego, przekonań religijnych, politycznych lub też przynależności do organizacji związkowych.

 

ROZDZIAŁ 3

Źródła prawa

  1. KOBYLARNIA S.A. zobowiązuje się do przestrzegania prawa. Dotyczy to wszystkich płaszczyzn działalności, w tym między innymi: praw człowieka, w tym praw pracowniczych, zatrudnienia i stosunków pracowniczych, środowiska, zapobiegania łapownictwu i praktykom korupcyjnym, udostępniania informacji i ochrony interesów konsumentów.
  2. KOBYLARNIA S.A. przestrzega wszelkich norm i zasad wynikających z powszechnie obowiązujących źródeł prawa krajowego (Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej, ustawy, ratyfikowane umowy międzynarodowe, rozporządzenia) oraz prawa międzynarodowego.
  3. Źródłami prawa międzynarodowego są w szczególności:
  1. Powszechna Deklaracja Prawa Człowieka;
  2. Karta Praw Podstawowych Unii Europejskiej;
  3. Międzynarodowy Pakt Praw Obywatelskich i Politycznych; 
  4. Międzynarodowy Pakt Praw Gospodarczych, Społecznych i Kulturalnych;
  5. Międzynarodowa konwencja w sprawie likwidacji wszelkich form dyskryminacji rasowej;
  6. Konwencje Międzynarodowej Organizacji Pracy, między innymi: konwencja nr 100 dotycząca jednakowego wynagrodzenia dla pracujących mężczyzn i kobiet za pracę jednakowej wartości (przyjęta w Genewie dn. 29.06.1951 r.) , konwencja nr 111 dotycząca dyskryminacji w zakresie zatrudnienia i wykonywania zawodu (przyjęta w Genewie dn. 25.06.1958 r.), konwencja  nr 122 dotycząca polityki zatrudnienia (przyjęta w Genewie dn. 9.07.1964 r.) i konwencja nr 156 dotycząca równości szans i traktowania pracowników obu płci; pracowników mających obowiązki rodzinne (przyjęta w Genewie dn. 23.06.1981 r.);  
  7. Konwencja o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności;
  8.  Europejska Karta Społeczna;
  9. Traktat lizboński;
  10. Wytyczne OECD dla przedsiębiorstw wielonarodowych;
  11. Wytyczne ONZ dotyczące biznesu i praw człowieka, w tym osiem podstawowych;
  12.  Zasady i prawa określone w ośmiu podstawowych konwencjach wskazanych
     w Deklaracji Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącej podstawowych zasad
     i praw w pracy;
  13.  zasady i prawa określone w Międzynarodowej Karcie Praw Człowieka.
  1. Postanowienia Kodeksu Etyki stanowią inkorporację wartości oraz ustaleń zawartych w aktach prawa krajowego i międzynarodowego oraz wyznaczają kierunek działań oraz zasady postępowania w KOBYLARNIA S.A.
  2. Zasady wyrażone w Kodeksie Etyki pozostają spójne, korespondują lub uzupełniają inne obowiązujące akty prawne KOBYLARNIA S.A., w szczególności:
  1. Politykę Różnorodności Grupy Kapitałowej KOBYLARNIA,
  2. Procedurę przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji KOBYLARNIA S.A,
  3. Procedurę Zgłaszania Nieprawidłowości i Nadużyć, w tym Korupcji KOBYLARNIA S.A..

ROZDZIAŁ 4

Prawa Człowieka

  1. Przez prawa człowieka należy rozumieć zespół praw i wolności, które przysługują każdemu człowiekowi bez względu na rasę, płeć, język, wyznanie, przekonania polityczne, pochodzenie narodowe i społeczne, majątek itp. Prawa człowieka chronią najistotniejsze wartości człowieka, takie jak życie, godność, wolność, swobodny rozwój. Prawa człowieka uznaje się za wartości uniwersalne i podlegające ochronie. Przez prawa człowieka, w rozumieniu niniejszego Kodeksu Etyki, rozumie się również prawa pracowników i osób zatrudnionych.
  2. Obowiązek przestrzegania praw człowieka obciąża każdą osobę oraz podmiot związany z KOBYLARNIA S.A. na dowolnej podstawie prawnej, faktycznej, organizacyjnej lub ekonomicznej.
  3. Naruszenie praw człowieka w jakiejkolwiek formie nie będzie tolerowane przez KOBYLARNIA S.A. i może stanowić podstawę dla podjęcia odpowiednich działań prawnych i faktycznych, w tym rozwiązania współpracy.

 

  1. Przeciwdziałanie dyskryminacji i mobbingowi
  1. KOBYLARNIA S.A. przestrzega obowiązku zapobiegania mobbingowi, poszanowania godności oraz innych dóbr osobistych pracowników.
  2. Za niedopuszczalne uznaje się jakiekolwiek formy dyskryminacji w zatrudnieniu, bezpośredniej lub pośredniej, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.
  3. KOBYLARNIA S.A. uznaje mobbing, dyskryminację oraz molestowanie seksualne jako zjawiska karygodne, naganne, których wszelkie przejawy nie będą tolerowane.
  4. W celu zapewnienia właściwej polityki wewnętrznej w zakresie relacji i stosunków interpersonalnych, zgodnej z przepisami Kodeksu pracy w zakresie jednakowego traktowania, niedyskryminacji, a także przeciwdziałania mobbingowi i różnym formom molestowania w KOBYLARNIA S.A. wprowadzonoProcedurę przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji KOBYLARNIA S.A..
  5. Dyskryminacja oznacza każde nierówne traktowanie  w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy. 
  6. Dyskryminacja bezpośrednia istnieje, gdy pracownik z jednej lub z kilku przyczyn określonych w ustępie poprzedzającym, jest lub mógłby być traktowany w porównywalnej sytuacji mniej korzystnie niż inni pracownicy. 
  7. Dyskryminacja pośrednia istnieje, gdy na skutek pozornie neutralnego postanowienia, zastosowanego kryterium lub podjętego działania występują lub mogłyby wystąpić niekorzystne dysproporcje albo szczególnie niekorzystna sytuacja w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do grupy wyróżnionej ze względu na jedną lub kilka przyczyn określonych w ust. 5, chyba że postanowienie, kryterium lub działanie jest obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma być osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu są właściwe i konieczne. 
  8. Przejawem dyskryminowania jest także działanie polegające na zachęcaniu innej osoby do naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu lub nakazaniu jej naruszenia tej zasady; niepożądane zachowanie, którego celem lub skutkiem jest naruszenie godności pracownika i stworzenie wobec niego zastraszającej, wrogiej, poniżającej, upokarzającej lub uwłaczającej atmosfery (molestowanie).
  9. Mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników.
  10. Molestowanie seksualne oznacza niepożądane zachowania ze strony przełożonego lub innego pracownika o podtekście seksualnym, w tym żądania lub prośby o przysługi seksualne lub inne zachowania o podtekście seksualnym, wyrażane słownie lub niewerbalnie. Za molestowanie seksualne uważane są opisane powyżej niepożądane zachowania o podtekście seksualnym, naruszające zasady dobrych obyczajów, jak również zakłócające lub uniemożliwiające wykonywanie obowiązków służbowych lub stwarzające warunki zastraszenia, wrogości lub poniżenia.
  11. Pojęcia zdefiniowane w Kodeksie Etyki otrzymują znaczenie nadane im przez Kodeks pracy oraz akty prawne powszechnie obowiązujące, które mają odzwierciedlenie w Procedurze przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji KOBYLARNIA S.A.

 

  1. Wolność zrzeszania się
  1. KOBYLARNIA S.A. respektuje zasadę, zgodnie z którą w celu reprezentacji i obrony swoich praw i interesów, pracownicy mają prawo tworzyć organizacje i do nich przystępować.
  2. Pracownicy uczestniczą w zarządzaniu zakładem pracy w zakresie i na zasadach określonych w przepisach.

 

  1. Zakaz pracy przymusowej
  1. Praca przymusowa lub obowiązkowa oznacza wszelką pracę lub usługi wymagane od jakiejś osoby pod groźbą jakiejkolwiek kary i do których dana osoba nie zgłosiła się dobrowolnie.
  2. KOBYLARNIA S.A. nie dopuszcza do jakichkolwiek przejawów pracy przymusowej. 
  3. Wszyscy Kontrahenci KOBYLARNIA S.A. objęci są obowiązkiem niedopuszczenia do pracy przymusowej.

 

  1. Zakaz pracy dzieci
  1. KOBYLARNIA S.A. nie korzysta z pracy dzieci.
  2. Praca młodocianych może być dopuszczalna wyłącznie na podstawie przepisów określonych w Kodeksie pracy i nie może prowadzić do zagrożenia życia, zdrowia młodocianych, godzić w obowiązek nauki lub prawidłowy rozwój fizyczny i psychiczny zatrudnionych.
  3. Wszyscy Kontrahenci KOBYLARNIA S.A. objęci są zakazem zatrudniania dzieci.

 

  1. Zgłoszenia naruszeń praw człowieka
  1. KOBYLARNIA S.A. podejmuje wszelkie możliwe działania zapobiegawcze w celu wyeliminowania przypadków naruszeń praw człowieka.
  2. Odpowiedzialność za nadzór nad przestrzeganiem praw człowieka powierza się Zarządowi Spółki oraz w szczególności Pełniącemu Obowiązki Prezesa Zarządu Spółki.   
  3. W przypadku zaistnienia naruszenia KOBYLARNIA S.A. podejmuje działania naprawcze, które są ustalane indywidualnie w odniesieniu do konkretnego zgłoszenia oraz cechują się proporcjonalnością, adekwatnością oraz niezwłocznym podjęciem, w szczególności zawiadomienie odpowiednich organów, służb lub instytucji.
  4. W przypadku podejrzenia naruszenia praw człowieka należy zgłosić nieprawidłowość Zarządowi Spółki w sposób przyjęty w niniejszym Kodeksie Etyki dla zgłaszania skarg i wniosków określonych w rozdziale 15.
  5. Zarząd Spółki będzie badał wszelkie zgłoszenia, również o charakterze anonimowym.
  6. Zarząd Spółki raz w roku dokonuje przeglądu działań z zakresu należytej staranności, obejmujące w szczególności ocenę procesu procedowania zgłoszeń oraz ocenę skuteczności podjętych działań zaradczych.

ROZDZIAŁ 5

Wytyczne kierujące relacjami z akcjonariuszami

 

  1. KOBYLARNIA S.A., kreując wartość dla swoich akcjonariuszy – wzmacnia ich zaufanie i buduje długotrwałe relacje.
  2. KOBYLARNIA S.A. regularnie dostarcza im zrozumiałych, użytecznych i wiarygodnych informacji, a podejmując decyzje bierze pod uwagę ich opinie.
  3. Spółka dba o interesy akcjonariuszy i pozostałych inwestorów, nie czyni żadnych posunięć mogących uprzywilejować jedną grupę inwestorów kosztem drugiej oraz nie dopuszcza do dyskryminowania drobnych akcjonariuszy.
  4. KOBYLARNIA S.A. dąży do osiągnięcia atrakcyjnej stopy zwrotu kapitału, uczciwie informując o swojej strategii, osiągnieciach, kierunkach i perspektywach rozwoju.

 

ROZDZIAŁ 6

Relacje z pracownikami

 

  1. KOBYLARNIA S.A. wierzy w lojalność, uczciwość, motywację, umiejętności, inicjatywę i poczucie odpowiedzialności swoich pracowników i współpracowników.
  2. Zapewniamy swoim pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz stanowiska pracy, jak również tworzymy warunki sprzyjające rozwojowi ich potencjału zawodowego i poczucia osobistej odpowiedzialności.
  3. Zachęcamy pracowników do dzielenia się wiedzą, rozwijania współpracy i wypracowywania innowacyjnych rozwiązań.
  4. Pracujemy w zespołach złożonych z ludzi pochodzących z różnych kultur, o zróżnicowanym wykształceniu, których umiejętności i zdolności odpowiadają potrzebom Spółki. W szczególności dążymy do przeciwdziałania wszelkim formom dyskryminacji przy zatrudnianiu i awansowaniu osób.
  5. Każdy z pracowników bez względu na zajmowane stanowisko nie może uchylać się od ponoszenia odpowiedzialności za podejmowane decyzje.
  6. Pracownicy pozostający w stosunku pracy na podstawie umowy, zlecenia lub umowy o podobnym charakterze mają obowiązek należycie dbać o powierzone mienie, racjonalne jego wykorzystanie oraz oszczędne gospodarowanie materiałami, narzędziami i innymi środkami pracy.
  7. Zasady systemu wynagradzania są tak skonstruowane, aby uwzględniać wkład indywidualny każdego pracownika. Spółka docenia wysiłki osób mających wkład w sukces firmy poprzez stosowanie reguł przejrzystej i czytelnej polityki wynagradzania.
  8. Zarząd KOBYLARNIA S.A. wszystkie zgłoszone przypadki nieprzestrzegania niniejszego Kodeksu będzie odpowiednio analizował z zachowaniem należytej staranności.

 

 

ROZDZIAŁ 7

Wytyczne dotyczące indywidualnych zachowań

 

  1. KOBYLARNIA S.A. oczekuje od wszystkich swoich pracowników, współpracowników oraz kadry zarządzającej, by przy wypełnianiu swoich obowiązków byli lojalni, uczciwi, bezstronni i profesjonalni.
  2. Od każdego, kto pracuje na rzecz Spółki, niezależnie od obszaru działalności czy też zakresu odpowiedzialności, oczekuje się, aby dążył do doskonałości i stale dbał o podnoszenie swoich kwalifikacji, efektywności, a także rozwijał umiejętność innowacyjnego myślenia.
  3. Każdy pracownik ma swój udział w tworzeniu i utrzymaniu wydajnego środowiska pracy, między innymi poprzez efektywną komunikację, wspieranie inicjatyw współpracowników oraz pracę zespołową.
  4. Każdy pracownik i współpracownik, który dowie się o jakimkolwiek przypadku oszustwa, nadużycia lub innego działania na szkodę Spółki, zobowiązany jest powiadomić o tym fakcie w pierwszej kolejności swojego bezpośredniego przełożonego, a jeżeli to jest niemożliwe – przełożonego wyższego szczebla.

 

 

ROZDZIAŁ 8

Konflikt interesów

 

  1. Kadra kierownicza i pracownicy unikają sytuacji, w których ich osobiste interesy albo interesy osób prawnych lub fizycznych, z którymi są związani czy spokrewnieni, pozostawałyby w konflikcie z interesem Spółki.
  2. Jeżeli sytuacja taka jest nieunikniona, od pracowników oczekuje się, by działali zgodnie ze swoim sumieniem oraz poczuciem lojalności wobec Spółki, a także aby informowali o konflikcie interesów swojego bezpośredniego przełożonego.

 

ROZDZIAŁ 9

Relacje z inwestorami

 

KOBYLARNIA S.A. ubiegając się o zamówienia publiczne przestrzega ustalonych zasad, a w szczególności:

  1. nie wpływa na osoby podejmujące decyzje poprzez obiecywanie im korzyści lub dawanie gratyfikacji finansowych;
  2. określa w swojej ofercie warunki merytoryczne, które jest w stanie faktycznie spełnić;
  3. ustala wynagrodzenie za wykonane zamówienie w wysokości zapewniającej pokrycie kosztów oraz stosowną marżę;
  4. ustala realne terminy z podaniem ceny zapewniającej pokrycie kosztów oraz stosownej marży;
  5. rzetelnie prezentuje w swojej ofercie dotychczasowe osiągnięcia i doświadczenia;
  6. nie stosuje metod dyskryminacji konkurentów.

 

ROZDZIAŁ 10

Relacje z kontrahentami

 

  1. KOBYLARNIA S.A. dąży do budowania długotrwałych relacji z dostawcami i podwykonawcami w celu zapewnienia najwyższego poziomu usług świadczonych kontrahentom.
  2. Dostawców wybieramy starannie i na podstawie kryteriów merytorycznych, oczekując od nich przy tym działania w zgodzie z wymogami etyki.
  3. Kadra kierownicza i pracownicy dbają o przestrzeganie zasad lojalności, bezstronności i uczciwości w relacjach z kontrahentami, dostawcami i podwykonawcami.
  4. Zabrania się przyjmowania indywidualnych prezentów, których wartość przekracza 50 euro lub innych korzyści (np. wycieczki zagraniczne lub krajowe).
  5. W przypadku otrzymania propozycji osobistej korzyści majątkowej bądź świadczenia, których wartość przekracza 50 euro, pracownik jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego powiadomienia o tym fakcie Zarządu Spółki. 
  6. Kadra kierownicza oraz pracownicy nie angażują się w żadne nielegalne działania, w tym także nie uczestniczą w działaniach o charakterze korupcyjnym.
  7. Pracownicy negocjujący umowy z firmami zewnętrznymi podejmują wszelkie działania, by zapewnić rzetelność podawanych informacji i oświadczeń.
  8. Przed podjęciem jakichkolwiek wiążących dla Spółki zobowiązań pracownicy dokładają wszelkich starań, aby w zapisach umowy interesy KOBYLARNIA S.A. zostały właściwie zabezpieczone.
  9. Wszelkie informacje uzyskane od kontrahentów – dostawców, podwykonawców Spółka uważa za poufne.
  10. W przypadku stwierdzenia wystąpienia nadużycia pracownik postępuje zgodnie z obowiązującą „Procedurą zgłaszania nieprawidłowości i nadużyć, w tym korupcji w KOBYLARNIA S.A. z siedzibą w Kobylarni ”.

 

 

ROZDZIAŁ 11

Relacje z konkurencją

 

  1. KOBYLARNIA S.A. wierzy w zasadę uczciwej konkurencji – jako kluczowego czynnika rozwoju i innowacji – co oznacza postępowanie fair i wygrywanie z konkurencją poprzez wysoką jakość oferowanych usług.
  2. W kontaktach z konkurencją pracownicy Spółki unikają sytuacji umożliwiających przekazywanie poufnych informacji handlowych dotyczących firmy lub danych innego rodzaju.

 

ROZDZIAŁ 12

Środowisko naturalne i relacje ze społecznościami lokalnymi

 

  1. KOBYLARNIA S.A. szanuje środowisko naturalne i kulturowe kraju. Jako firma świadoma zagrożeń natury ekologicznej stara się kontrolować zużycie energii i innych zasobów naturalnych, a także uwzględniać kwestie ochrony środowiska w prowadzonej działalności.
  2. KOBYLARNIA S.A. przestrzega obowiązujących przepisów prawa i tego samego oczekuje od swoich pracowników i współpracowników.
  3. Powstrzymujemy się od finansowania partii politycznych i organizacji o charakterze politycznym.
  4. Nie tolerujemy korupcji.
  5. KOBYLARNIA S.A. bierze pod uwagę interesy otoczenia, w szczególności stara się utożsamiać interes własny z interesem środowiska lokalnego.
  6. KOBYLARNIA S.A. w miarę możliwości wspiera społeczności lokalne, na terenie których Spółka realizuje inwestycje.

 

ROZDZIAŁ 13

Ochrona majątku Spółki

 

  1. Kadra kierownicza i pracownicy są zobowiązani do zapewnienia w miarę swoich możliwości właściwej ochrony własności materialnych, intelektualnych i aktywów KOBYLARNIA S.A., jak również praw własności, projektów oraz know-how Spółki.
  2. Kadra kierownicza i pracownicy wykorzystują zasoby KOBYLARNIA S.A. właściwie, w miarę możliwości zabezpieczają majątek firmy oraz czynią wszelkie starania w celu uniknięcia jakichkolwiek strat i nadużyć. Podczas używania środków udostępnionych im do pracy, pracownicy powinni działać dla dobra Spółki oraz zgodnie z obowiązującymi w KOBYLARNIA S.A. zasadami.
  3. Kadra kierownicza i pracownicy, którzy mają dostęp do informacji poufnych, zarówno w ramach swojej codziennej pracy, jak i okazjonalnie, powinni przedsięwziąć wszelkie dostępne im środki, by zapewnić zachowanie poufności tych informacji. Oczekujemy tego także od byłych pracowników Spółki.

 

ROZDZIAŁ 14

Zachowania związane z dostępem do informacji poufnych 

 

  1. Pracownik posiadający dostęp do informacji poufnej jest odpowiedzialny za jej należyte zabezpieczenie.
  2. Przełożony nie może wydawać swym podwładnym poleceń, których skutkiem mogłoby być naruszenie bezpieczeństwa informacyjnego Spółki, jej pracowników lub firm z nią współpracujących.

 

 

ROZDZIAŁ 15

Skargi i wnioski

 

  1. Skargi, wnioski oraz opinie dotyczące wypełniania zawartych w niniejszym Kodeksie Etyki treści mogą być składane w formie pisemnej bezpośrednio do Zarządu KOBYLARNIA S.A. .
  2. Wszystkie otrzymane uwagi będą traktowane jako poufne.

 

ROZDZIAŁ 16

Postanowienia końcowe

 

  1. Zobowiązuje się wszystkich pracowników KOBYLARNIA S.A. do przestrzegania zapisów niniejszego Kodeksu.
  2. Zaleca się stosowanie do zapisów niniejszego Kodeksu dla wszystkich współpracowników i podwykonawców KOBYLARNIA S.A.
  3. Każde naruszenie zasad wymienionych w Kodeksie Etyki przez pracowników będzie uznane za naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu kodeksu pracy, natomiast naruszenie zasad przez współpracowników i podwykonawców KOBYLARNIA S.A. zostanie uznane jako naruszenie zasad etyki z biznesie.

 

Kodeks wchodzi w życie z dniem 30 grudnia 2021 roku.

 

Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu 

nr 11/2021 z dnia 30.12.2021r. 

Zarządu KOBYLARNIA S.A. 

 

Zasady postępowania dla Kontrahentów KOBYLARNIA S.A.

 

§ 1

  1. KOBYLARNIA S.A. rozwija się w oparciu o wartości, zasady postępowania oraz wzorce zachowań zapewniające szacunek dla wszystkich – Akcjonariuszy, Kontrahentów
    oraz społeczności lokalnych.
  2. Wszystkich Kontrahentów KOBYLARNIA S.A. zobowiązuje się do postępowania 
    zgodnie z postanowieniami Kodeksu Etyki. 
  3. Fundamentalną zasadą, której hołduje KOBYLARNIA S.A. i oczekuje od swoich Kontrahentów, jest szacunek dla ludzi i ich prawa do prywatności. Opowiada się również za tolerancją, niezależnie od płci, wieku, niepełnosprawności, rasy, religii, narodowości, przekonań politycznych, przynależności związkowej, pochodzenia etnicznego, wyznania, orientacji seksualnej, zatrudnienia na czas określony 
    lub nieokreślony, zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.
  4. KOBYLARNIA S.A. zobowiązuje swoich Kontrahentów do przestrzegania prawa, 
    które dotyczy wszystkich płaszczyzn działalności, w szczególności: praw człowieka, 
    w tym praw pracowniczych, przepisów dotyczących ochrony środowiska, zapobiegania łapownictwu i praktykom korupcyjnym, udostępniania informacji i bezpieczeństwa interesów konsumentów.
  5. KOBYLARNIA S.A. zobowiązuje swoich Kontrahentów do przestrzegania wszelkich norm i zasad wynikających z powszechnie obowiązujących źródeł prawa krajowego 
    oraz prawa międzynarodowego.
  6. Wybór Kontrahentów opiera się o obiektywne kryteria, takie jak cena, jakość, zdolności zapewnienia obsługi, jak również niezawodność i rzetelność Kontrahenta. Pod uwagę brane jest również przestrzeganie praw człowieka, w tym prawa pracownicze, zatrudnienie i stosunki pracownicze, środowisko, zapobieganie łapownictwu
    i praktykom korupcyjnym, udostępnianie informacji i interesy konsumentów, ograniczenie negatywnego wpływu na środowisko.

 

§ 2

  1. Kontrahentem jest każdy podmiot związany z KOBYALRNIA S.A. poprzez stosunek prawny, organizacyjny, ekonomiczny.
  2. Każdy Kontrahent zobowiązuje się do zapoznania, potwierdzenia i przestrzegania Zasad postępowania dla Kontrahentów KOBYLARNIA S.A., zwanych dalej Zasadami.

 

§ 3

  1. W celu zapewnienia najwyższych standardów współpracy pomiędzy KOBYLARNIA S.A., a Kontrahentami, które będą gwarantem staranności w realizacji usług, poszanowania godności i praw pracowników oraz osób współpracujących, respektowania prawa krajowego oraz międzynarodowego, ochrony środowiska naturalnego wprowadza się niniejsze Zasady.
  2. Postanowienia niniejszego aktu wyrażają nadrzędne cele i wartości, którymi kieruje się w swojej działalności KOBYLARNIA S.A.
  3. Zasady pozostają spójne, korespondują lub uzupełniają inne obowiązujące akty korporacyjne KOBYLARNIA S.A., w szczególności:
  1. Kodeks Etyki Zawodowej Pracownika oraz Współpracownika,
  2. Politykę Różnorodności KOBYLARNIA S.A. ,
  3. Procedurę przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji KOBYLARNIA S.A,
  4. Procedurę Zgłaszania Nieprawidłowości i Nadużyć, w tym korupcji.
  1. Przestrzeganie niniejszych Zasad oraz aktów wymienionych w ust. 3 stanowi bezwzględny obowiązek Kontrahentów. Odmowa akceptacji postanowień niniejszego aktu jest równoznaczna z odmową nawiązania współpracy z KOBYLARNIA S.A.
  2. Naruszenie któregokolwiek z postanowień Zasad nie będzie tolerowane przez KOBYLARNIA S.A. i może stanowić podstawę dla podjęcia odpowiednich działań prawnych i faktycznych, w tym rozwiązania współpracy.

§ 4

W swojej działalności KOBYLARNIA S.A. wymaga od swoich Kontrahentów bezwzględnego poszanowania i respektowania obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, zarówno krajowego, jak i międzynarodowego, zasad współżycia społecznego, społeczno-gospodarczego przeznaczenia prawa oraz poszanowania słusznych interesów stron stosunków prawnych.

 

§ 5

  1. KOBYLARNIA S.A. za naczelną wartość stanowiącą fundament swojej działalności uznaje przyrodzoną i niezbywalną godność człowieka oraz jego prawa 
    jako jednostki. Mając powyższe na uwadze Kontrahenci są zobowiązani 
    do poszanowania praw człowieka i swobód publicznych wynikających
    w szczególności z Powszechnej Deklaracji Praw Człowieka.
  2. Kontrahent zobowiązuje się do postępowania zgodnie z zasadami praworządności, poszanowania godności człowieka, odpowiedzialności społecznej, dbałości
    o środowisko naturalne oraz uczciwości rynkowej.

 

§ 6

Kontrahenci KOBYLARNIA S.A. zobowiązani są do podjęcia właściwych kroków w celu zapewnienia, że niniejsze Zasady będą znane w ich organizacji, udostępnione pracownikom oraz zewnętrznym partnerom w łańcuchu dostaw.

 

§ 7

  1. Kontrahent przyjmuje na siebie odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów prawa pracy, tworzenie bezpiecznej, przyjaznej i stabilnej atmosfery pracy oraz zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków wykonywania pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz najwyższymi standardami etycznymi.
  2. Kontrahent zobowiązuje się do tworzenia środowiska pracy opartego na uczciwości, zaufaniu i poszanowaniu zasad współżycia społecznego. 
  3. Kontrahent oświadcza, że nie ustanie w wysiłkach dążących do ciągłego podnoszenia bezpieczeństwa pracy, poszerzania wiedzy pracowników w tym zakresie, modernizacji i konserwacji posiadanego sprzętu oraz inwestowania w nowe technologie zwiększające wydajność pracy oraz minimalizujące ryzyko powstania chorób zawodowych 
    oraz wypadków przy pracy.
  4. Kontrahent jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom (oraz innym osobom wykonującym pracę na podstawie pozapracownicznych stosunków zatrudnienia) warunków pracy wolnych od wszelkich przejawów dyskryminacji, mobbingu 
    lub innych zachowań naruszających godność pracownika.
  5. Pracownicy (oraz inne osoby wykonujące pracę na podstawie pozapracownicznych stosunków zatrudnienia) zobowiązani są w szczególności do dbałości o dobro Kontrahenta, świadczenia pracy z najwyższą starannością, przestrzegania zasad współżycia społecznego, zachowania w tajemnicy informacji objętych poufnością oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
  6. Kontrahent oświadcza, że wynagrodzenia będą wypłacane terminowo w wysokości wynikającej z ilości oraz jakości świadczonej pracy oraz nie będzie stosował żadnych niedozwolonych kryteriów różnicowania.
  7. Kontrahent nie będzie zatrudniał małoletnich, a w stosunku do grup pracowników szczególnie chronionych będzie respektował przepisy prawa, w szczególności szanując uprawnienia dotyczące rodzicielstwa.
  8. KOBYLARNIA S.A. prowadzi politykę zerowej tolerancji dla pracy przymusowej i handlu ludźmi. Kontrahent zobowiązany jest do dokładania należytej staranności w prewencji wymienionych naruszeń, w tym w szczególności Kontrahent zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom własnym legalnego zatrudnienia zgodnie z przepisami prawa krajowego.

 

§ 8

  1. Kontrahent, a także jego pracownicy i osoby współpracujące, jest zobowiązany 
    do powstrzymania się od jakichkolwiek zachowań mogących nosić znamiona naruszenia zasad uczciwej konkurencji.
  2. Działania związane z realizacją celów gospodarczych będą cechowały się uczciwością, transparentnością oraz adekwatnością. Kontrahent przyjmuje na siebie zobowiązanie 
    do niestosowania metod, które wiązałyby się z użyciem przekupstwa w odniesieniu
    do innych podmiotów, w szczególności o charakterze publicznym oraz zobowiązuje się do osiągania jak najwyższych efektów przy zastosowaniu wyłącznie merytorycznych kryteriów oceny.
  3. Kontrahent jest zobowiązany podejmować wszelkie działania, z zastrzeżeniem 
    ust. 2, zmierzające do nieustannego zwiększania wydajności, efektywności i rzetelności.
  4. Kontrahent będzie monitorował zmiany rynkowe, technologiczne i koniunkturalne. Korzystając z dobrodziejstw nowoczesnych zasobów będzie dążył do zaspokojenia potrzeb swoich klientów oraz zapewnienia najwyższej jakości świadczonych usług.
  5. Kontrahent daje rękojmię poszanowania i zachowania w tajemnicy posiadanych 
    przez siebie informacji o charakterze poufnym oraz zabezpieczenia posiadanych
    i gromadzonych danych osobowych.

§ 9

  1. Kontrahent oświadcza, że przyjmuje na siebie odpowiedzialność za podejmowanie wysiłku w celu ochrony środowiska naturalnego przed następstwem szkodliwych 
    i nieodwracalnych następstw. Kontrahent będzie podejmował czynności zmierzające 
    do ograniczenia ingerencji w środowisko naturalne oraz w miarę możliwości będzie przyczyniał się do działań na rzecz zachowania i ochrony przyrody.
  2. Bezwzględnym obowiązkiem Kontrahenta jest przestrzeganie przepisów prawa dotyczących ochrony środowiska.

§ 10

  1. KOBYLARNIA S.A. będzie współpracować wyłącznie z Kontrahentami, którzy produkują lub świadczą usługi zgodnie z dobrymi praktykami obowiązującymi w ich branżach.
  2. Od Kontrahentów oczekuje się dostarczania towarów i usług, które zawsze spełniają wymogi jakościowe oraz techniczne.
  3. Nieprzestrzeganie niniejszych Zasad, przepisów prawa powszechnie obowiązującego, aktów korporacyjnych obowiązujących w KOBYLARNIA S.A., 
    w szczególności wskazanych w § 3 ust. 3, jakiekolwiek naruszenie norm i zasad regulujących prawa człowieka, o których KOBYLARNIA S.A. poweźmie informację stanowią podstawę do odmowy nawiązania współpracy lub rozwiązania istniejącej relacji prawnej.

§ 11

  1. KOBYLARNIA S.A. nie akceptuje żadnych działań korupcyjnych i nie wchodzi w relacje
    z podmiotami, które tolerują, akceptują lub praktykują działania korupcyjne.
  2. Przez działania korupcyjne należy rozumieć wszystkie zachowania sprzeczne
    z zasadami wyrażonymi w Procedurze Zgłaszania Nieprawidłowości i Nadużyć, w tym korupcji KOBYLARNIA S.A. z siedzibą w Kobylarni. 
  3. Kontrahenci są zobowiązani do zapobiegania działaniom korupcyjnym we własnej działalności.
  4. Kontrahent jest zobowiązany do przeciwstawiania się propozycjom korupcyjnym
    w kontaktach z przedstawicielami organów państwowych i samorządowych.
  5. Kontrahent jest zobowiązany poinformować Zarząd KOBYLARNIA S.A. o jakiejkolwiek otrzymanej propozycji korupcyjnej, jeżeli jest ona związana z działalnością biznesową KOBYLARNIA S.A. lub współpracą z nią.

§ 12

Wszelkie informacje lub dane przekazywane Kontrahentom są uznawane za poufne, chyba że staną się powszechnie znane bez winy Kontrahenta lub dysponuje on pisemną zgodą KOBYLARNIA S.A. na ich ujawnienie.

§ 13

Skargi, wnioski oraz opinie dotyczące wypełniania treści zawartych w niniejszych Zasadach  mogą być składane w każdej formie bezpośrednio do Zarządu KOBYLARNIA S.A. .

 

§ 14

W zakresie dozwolonym przepisami prawa, KOBYLARNIA S.A. oczekuje od Kontrahentów wprowadzenia odpowiednich procedur, które umożliwią analizę zarzutów dotyczących wykroczeń oraz przeprowadzonych działań naprawczych, a o wszelkich okolicznościach mogących naruszyć wizerunek KOBYLARNIA S.A. i/lub grupy kapitałowej MIRBUD, oczekuje się informacji w formie pisemnej.

§ 15

 

  1. Zobowiązuje się wszystkich Kontrahentów KOBYLARNIA S.A. do przestrzegania zapisów niniejszych Zasad.
  2. Każde naruszenie Zasad przez Kontrahentów KOBYLARNIA S.A. zostanie uznane jako naruszenie zasad etyki z biznesie.

Celem niniejszej procedury zgłaszania nieprawidłowości i nadużyć, w tym korupcji w KOBYLARNIA S.A. z siedzibą w Kobylarni (dalej: „Procedura”) jest ustalenie jednolitych zasad postępowania w przypadku stwierdzenia możliwości wystąpienia oraz zapobiegania i przeciwdziałania nadużyciom, w tym korupcji.

§ 1

Niniejsza Procedura dotyczy wszystkich Pracowników oraz osób współpracujących z KOBYLARNIA S.A. z siedzibą w Kobylarni.

§ 2

1.    W sytuacji, gdy osoba, która wykonuje czynności służbowe, podejmuje działania wskazujące na zamiar wręczenia korzyści majątkowej lub osobistej Pracownikowi, bądź złożenia obietnicy takiej korzyści, Pracownik:

a.    informuje osobę, że jej zachowanie może spełniać znamiona czynu zabronionego;
b.    nie opuszczając miejsca zdarzenia informuje telefonicznie, elektronicznie lub za pośrednictwem bezpośredniego przełożonego o zaistniałej sytuacji;
c.    zabezpiecza miejsce zdarzenia;
d.    sporządza notatkę służbową dokumentującą przebieg zdarzenia.
2.    W przypadku opisanym wyżej bezpośredni przełożony Pracownika informuje o zdarzeniu Członka Zarządu i/lub p.o. Prezesa Zarządu.
3.    P.o. Prezesa Zarządu po konsultacji z pozostałymi członkami Zarządu i stwierdzeniu możliwości zaistnienia czynu zabronionego zobowiązany jest powiadomić (stosownie do okoliczności) właściwe organy ścigania.

§ 3

1.    Pracownik zobowiązany jest do informowania bezpośrednich przełożonych o wszystkich nieprawidłowościach i nadużyciach, które mogą stanowić naruszenie prawa lub naruszać zasadę celowości i efektywności, bądź negatywnie oddziaływać na realizację celów i zadań spółki oraz postrzeganie spółki przez innych pracowników, kontrahentów i innych interesariuszy.
2.    Sytuacje, o których mowa powyżej, dotyczą także stwierdzenia luk w systemach zabezpieczeń, braku efektywności stosowanych mechanizmów kontrolnych, zidentyfikowanych podatności oraz innych zdarzeń identyfikowanych w ramach bieżącej działalności.
3.    W przypadku, gdy Pracownik jest w posiadaniu informacji lub ma uzasadnione przekonanie o możliwości wystąpienia nadużycia, w tym korupcji w komórce organizacyjnej, w której pracuje zobowiązany jest do:

a.    przekazania stosownej informacji w udokumentowanej formie p.o Prezesa Zarządu lub Członkowi Zarządu, co nie wyklucza przekazania tej informacji również ustnie;
b.    o ile okoliczności, o których mowa wyżej, dotyczą p.o. Prezesa Zarządu, Pracownik powiadamia, z pominięciem ustalonej drogi służbowej, stosownie do okoliczności: Przewodniczącego Rady Nadzorczej.

4.    Pracownik, który powziął uzasadnione podejrzenie, że w spółce mogło dojść do nieprawidłowości, nadużycia, w tym korupcji, w uzasadnionych przypadkach z pominięciem drogi zgłaszania, o której mowa w ust. 3, może takie zdarzenie zgłosić poprzez Bezpieczną Linię:

a.    na adres email: bezpiecznalinia@kobylarnia.pl; 
b.    na adres korespondencyjny spółki z dopiskiem „Do rąk własnych p.o. Prezesa Zarządu” lub „Do rąk własnych Przewodniczącego Rady Nadzorczej”.

5.    Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 3 i 4, powinno zawierać informacje zgodnie z formularzem zgłoszenia nadużycia, stanowiącym załącznik do niniejszej Procedury.
6.    Zgłoszenia na Bezpieczną Linię można dokonać także anonimowo, jednak należy liczyć się z tym, że zgłoszenie anonimowe uniemożliwia otrzymanie informacji o wyniku postępowania wyjaśniającego.
7.    Przesyłki adresowane z dopiskiem: „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w Sekretariacie Spółki i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do p.o. Prezesa Zarządu lub Przewodniczącego Rady Nadzorczej.
8.    Zgłoszenia z zewnętrznych adresów mailowych będą traktowane jak zgłoszenia anonimowe.
9.    Zgłoszone na Bezpieczną Linię sprawy związane z zatrudnieniem, takie jak mobbing i molestowanie seksualne rozpatrywane będą zgodnie z odrębną procedurą w sprawie przeciwdziałania mobbingowi i molestowaniu seksualnemu w Spółce. Pracownik dokonujący zgłoszenia jest zobowiązany do:

a.    dochowania staranności przy zabezpieczeniu i przechowywaniu dowodów, utrwalenia przebiegu wydarzeń i osób uczestniczących w zdarzeniu;
b.    nie kontaktowania się z osobą, co do której zachodzi podejrzenie dokonania nadużycia, w celu ustalenia jakichkolwiek faktów związanych z dokonanym zgłoszeniem;
c.    zachowania dyskrecji.

10.    Informację o wykrytych przypadkach nadużyć, w tym korupcji w wyniku prowadzonych audytów i kontroli Biegły Rewident lub Organ Kontroli przekazują Zarządowi Spółki oraz Komitetowi Audytu.

§ 4


1.    P.o. Prezesa Zarządu, Członek Zarządu lub Przewodniczący Rady Nadzorczej poinformowany o nadużyciu lub możliwości wystąpienia nadużycia zobowiązany jest do weryfikacji zgłoszenia poprzez:

a.    analizę dokumentacji akt sprawy;
b.    rozmowę z osobą zgłaszającą;
c.    rozmowy z innymi osobami mogącymi posiadać wiedzę w przedmiotowej sprawie.

2.    Po przeprowadzonej weryfikacji, nie później niż 14 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia, p.o. Prezesa Zarządu lub Przewodniczący Rady Nadzorczej w przypadku:

a.    stwierdzenia nadużycia, w tym korupcji, przekazuje zgłoszenie wraz z dokumentacją Członkowi Zarządu, który opracowuje dokumenty w celu złożenia zawiadomienia do właściwych organów;
b.    powzięcia wątpliwości, co do zasadności zgłoszenia przekazuje dokumentację Członkowi Zarządu w celu przeprowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego;
c.    podjęcia decyzji o niezasadności zgłoszenia sporządza notatkę z opisem podjętych czynności i uzasadnienie, następnie przekazuje notatkę wraz z dokumentacją Członkowi Zarządu.

3.    Po przeprowadzonej weryfikacji i podjęciu decyzji p.o. Prezesa Zarządu lub Przewodniczący Rady Nadzorczej informuje pracownika dokonującego zgłoszenia o sposobie postępowania w przedmiotowej sprawie.
4.    Rozpatrywaniu nie podlegają zgłoszenia anonimowe, których nie można zweryfikować na podstawie dostępnej w aktach dokumentacji.
5.    W przypadku braku konieczności powiadamiania organów ścigania, o ile okaże się to zasadne, osoba pełniącą obowiązki ds. etyki i polityki antykorupcyjnej, w uzgodnieniu z p.o. Prezesa Zarządu lub Przewodniczącym Rady Nadzorczej wskazuje osoby odpowiedzialne za określenie i wdrożenie odpowiednich mechanizmów kontrolnych ograniczających prawdopodobieństwo wystąpienia podobnego zdarzenia w przyszłości.
6.    Każde zgłoszenie należy traktować w sposób poufny oraz badać je z należytą starannością.
7.    Przy stosowaniu niniejszej Procedury należy unikać podejmowania działań na podstawie chybionych lub bezpodstawnych oskarżeń oraz wzbudzania podejrzeń u osób, w sprawie których prowadzone są działania wyjaśniające.
8.    Pracownikowi, w sprawie którego toczy się postępowanie o nadużycie, zapewnia się możliwość przedstawienia swojego stanowiska.
9.    Dla zabezpieczenia możliwości przeprowadzenia rzetelnego postępowania wyjaśniającego dopuszcza się zastosowanie wobec Pracownika, w sprawie którego toczy się postępowanie o nadużycie, ograniczeń w dostępie do systemów informatycznych, pomieszczeń, zasobów, dokumentacji. 
10.    Pracownika, który dokonał zgłoszenia i o ile nie dokonał tego zgłoszenia anonimowo, należy poinformować o podjętych działaniach wyjaśniających oraz ich wynikach.

§ 5

1.    Przełożony lub osoba poinformowana z pominięciem ustalonej drogi służbowej o nadużyciu lub możliwości wystąpienia nieprawidłowości lub nadużycia zobowiązana jest do objęcia tajemnicą tożsamości zgłaszającego. Tożsamość pracownika zgłaszającego podlega ujawnieniu organom ścigania w przypadkach określonych przepisami prawa.
2.    Pracodawca zapewnia się ochronę pracownika przed możliwymi działaniami odwetowymi podjętymi w związku z zasygnalizowanymi nieprawidłowościami lub nadużyciami, a także formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.
3.    Pracodawca w związku z dokonanym zgłoszeniem nie może z pracownikiem dokonującym zgłoszenia: 

a.    rozwiązać umowy o pracę;
b.    zmienić warunków umowy o pracę.

4.    Postanowienie ust. 3 nie dotyczy sytuacji udokumentowanego, świadomego i celowego składania fałszywych zawiadomień i doniesień.

 

Do pobrania:

FORMULARZ ZGŁASZANIA NIEPRAWIDŁOWOŚCI I NADUŻYĆ, W TYM KORUPCJI W KOBYLARNIA S.A. z siedzibą w Kobylarni
 

Załącznik do Uchwały Zarządu nr 6 z dnia 1 października 2021 roku

 

Procedura przeciwdziałania mobbingowi oraz dyskryminacji
KOBYLARNIA Spółka Akcyjna z siedzibą w Kobylarni

 

Działając na podstawie art. 183a, art. 94 pkt 2b Kodeksu pracy, w związku 
z art. 111 oraz art. 94 pkt 10 Kodeksu pracy, mając na uwadze:

- obowiązek Pracodawcy zapobiegania mobbingowi wyrażony w art. 943 § 1 Kodeksu pracy,

- obowiązek poszanowania godności oraz innych dóbr osobistych Pracownika,

- postanowienia Kodeksu Etyki Pracownika KOBYLARNIA Spółka Akcyjna z siedzibą
 w Kobylarni,

- niedopuszczalność jakiejkolwiek dyskryminacji w zatrudnieniu, bezpośredniej lub pośredniej, w szczególności ze względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym 
lub w niepełnym wymiarze czasu pracy,

- uznanie przez Pracodawcę mobbingu, dyskryminacji oraz molestowania jako zjawiska karygodnego, nagannego, którego wszelkie przejawy nie będą tolerowane w KOBYLARNIA
Spółka Akcyjna oraz będą karane, 

w celu zapewnienia właściwej polityki wewnętrznej w zakresie relacji i stosunków interpersonalnych, zgodnej z przepisami Kodeksu pracy w zakresie jednakowego traktowania, niedyskryminacji, a także przeciwdziałania mobbingowi i różnym formom molestowania, uchwala, co następuje:

 

§ 1

  1. Każdy Pracownik ma obowiązek zapoznania się i przestrzegania postanowień Procedury przeciwdziałania mobbingowi oraz dyskryminacji.
  2. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Procedury przeciwdziałania mobbingowi 
    i dyskryminacji, zaopatrzone w datę i podpis Pracownika, dołącza się do jego akt osobowych do części B.
  3. Odmowa podpisania oświadczania, o którym mowa w ust. 2, może stanowić podstawę do rozwiązania lub odmowy nawiązania stosunku pracy.

§ 2

Użyte w niniejszej Procedurze określenia oznaczają:

  1. Komisja – organ kolegialny powołany w celu przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji oraz molestowania powołany przez Pracodawcę, 
    który podejmuje czynności niezbędne dla wyjaśnienia czy doszło do nagannych zachowań, 
  2. mobbing – oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu 
    lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników;
  3. dyskryminacja – każde nierówne traktowanie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych, w szczególności bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, religię, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną, zatrudnienie na czas określony lub nieokreślony, zatrudnienie w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy;
  4. molestowanie seksualne – niepożądane zachowania ze strony przełożonego
    lub innego Pracownika o podtekście seksualnym, w tym żądania lub prośby o przysługi seksualne lub inne zachowania o podtekście seksualnym, wyrażane słownie 
    lub niewerbalnie. Za molestowanie seksualne uważane są również opisane powyżej niepożądane zachowania o podtekście seksualnym, naruszające zasady dobrych obyczajów, jak również zakłócające lub uniemożliwiające wykonywanie obowiązków służbowych lub stwarzające warunki zastraszenia, wrogości lub poniżenia;
  5. zawiadamiający – każda osoba dyskryminowana lub molestowana
    (ofiara mobbingu, dyskryminacji lub molestowania), która dokonała zawiadomienia;
  6. sprawca – każda osoba, której stawiany jest zarzut dopuszczenia się mobbingu, dyskryminacji lub molestowania;
  7. zawiadomienie - zawiadomienie złożone na piśmie przez Pracownika, 
    zgodnie z niniejszą Procedurą, który twierdzi, że dotyczą 
    jego lub są skierowane przeciwko niemu działania lub zachowania noszące cechy mobbingu, dyskryminacji lub molestowania seksualnego. 

§ 3

  1. Pracodawca podejmuje czynności niezbędne dla przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji lub molestowaniu seksualnemu w miejscu pracy i w związku z pracą.
  2. Pracodawca podejmuje działania zapobiegawcze mające na celu przeciwdziałanie mobbingowi, dyskryminacji lub molestowaniu seksualnemu polegające, 
    w szczególności, na:
  1. obowiązkowym przeszkoleniu kadry kierowniczej z zakresu problematyki mobbingu, dyskryminacji lub molestowania oraz przeciwdziałania 
    tym zjawiskom, we wszystkich dostępnych formach, w tym formie zdalnej;
  2. tworzeniu i udostępnianiu pracownikom materiałów informacyjnych na temat mobbingu, dyskryminacji i molestowania oraz innych zachowań niepożądanych, które będą doręczane wszystkim Pracownikom, 
    nie rzadziej niż raz na dwa lata.

 

 

 

 

§ 4

  1. W celu przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji oraz ich skutkom, w Spółce powołuje się Komisję do spraw przeciwdziałania mobbingowi
    oraz dyskryminacji.
  2. Komisja składa się z trzech osób: reprezentanta Pracodawcy, reprezentanta Pracowników oraz osoby wskazanej wspólnie przez Pracowników i Pracodawcę.
  3. Członkowie Komisji powinni cieszyć się nieposzlakowaną opinią, posiadać wiedzę
    i doświadczenie w zakresie prawa pracy, w tym problematyki przeciwdziałania mobbingowi oraz dyskryminacji.
  4. Osoba reprezentująca Pracodawcę jest wskazywana przez Pracodawcę.
  5. Kandydata na reprezentanta Pracowników wskazuje Pracodawca biorąc pod uwagę wiedzę, dotychczasowy sposób świadczenia pracy oraz opinię wśród pozostałych pracowników. Pracownicy mogą, w terminie 7 dni od dnia podania do wiadomości kandydata wskazanego przez Pracodawcę, oddawać głosy za lub przeciwko wyborowi wskazanego przedstawiciela w Dziale Kadr, w formie pisemnej, na przygotowanych kartach do głosowania. Oddanie większości głosów łącznie za oraz wstrzymujących się jest jednoznaczne z wyborem kandydata. Za głosy wstrzymujące uznaje się powstrzymanie od oddania głosu wszystkich pracowników obecnych w pracy, liczonych na ostatni dzień głosowania.
  6. W przypadku oddania większości głosów przeciwko wyborowi kandydata, o którym mowa w ust. 5, procedurę opisaną powyżej przeprowadza się ponownie, w odniesieniu do kandydatury innego pracownika.
  7. Osoba wskazana wspólnie przez Pracowników oraz Pracodawcę wybierana 
    jest po wyłonieniu Reprezentanta Pracodawcy oraz Reprezentanta Pracowników
     w wyniku rozmów, w których mogą uczestniczyć inne osoby w imieniu Pracodawcy 
    oraz Pracowników, nie więcej niż trzy osoby w imieniu Pracodawcy oraz trzy w imieniu Pracowników.
  8. W skład Komisji mogą wchodzić osoby niebędące Pracownikami, w szczególności osoby posiadające wiedzę z zakresu psychologii i prawa. 
  9. Członkiem Komisji nie może być osoba, której dotyczy zawiadomienie 
    oraz w sytuacji, gdy dotyczy osoby z komórki organizacyjnej, którą dana osoba kieruje. Członkiem Komisji nie może być osoba pozostająca z pracownikiem zgłaszającym mobbing oraz z pracownikiem wskazanym w zgłoszeniu jako sprawca mobbingu 
    w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana 
    z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osoba pozostająca wobec zgłaszającego w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu i bezstronności. 
  10. W przypadku wyłączenia któregokolwiek z członków Komisji przeprowadza się ponowny wybór zgodnie z zasadami przewidzianymi w niniejszym paragrafie.
  11. Komisja wybiera spośród siebie przewodniczącego, który kieruje pracami Komisji
     oraz koordynuje podejmowane czynności.
  12. Decyzje Komisji, w szczególności dotyczące:
  1. przeprowadzenia czynności dowodowej,
  2.  wezwania osób posiadających wiedzę o charakterze szczególnym,
  3. zawieszenia, przerwania prac Komisji lub zakreślenia terminu na dokonanie czynności niezbędnych dla prac Komisji, zapadają zwykłą większością głosów.
  1. Decyzja kończąca postępowanie, uznająca zasadność lub bezzasadność skargi, zapada zwykłą większością głosów przy obecności wszystkich członków Komisji. 
    W przypadku konieczności uzupełnienia składu Komisji wydanie decyzji zostaje wstrzymane do czasu wyłonienia pełnego składu Komisji.

§ 5

  1. Każdy Pracownik, który uzna, że został poddany mobbingowi, doznał dyskryminacji lub molestowania, może złożyć zawiadomienie.
  2. Zawiadomienie musi wskazywać imię i nazwisko kierującego zawiadomienie 
    oraz przedstawienie stanu faktycznego, dowody na okoliczność wskazanych faktów oraz wskazanie sprawcy bądź sprawców mobbingu, dyskryminacji lub molestowania.
  3. Skład Komisji, adresy poczty służbowej oraz nazwę jednostki organizacyjnej podawany jest na stronie intranetowej.
  4. Zawiadomienie może zostać przesłane drogą mailową na adres e-mail osoby ze składu Komisji lub złożone w Sekretariacie Spółki.
  5. Składający zawiadomienie powinien własnoręcznie je podpisać (w przypadku drogi mailowej niezbędny jest skan odzwierciedlający własnoręczny podpis zawiadamiającego) oraz opatrzyć datą dzienną.
  6. Każdy z Pracowników, który posiada lub poweźmie informację o przypadkach mobbingu, dyskryminacji lub molestowania, jest uprawniony do dokonania zgłoszenia.
  7. Bezpodstawne pomawianie o mobbing, dyskryminację lub molestowanie 
    jest zabronione.

§ 6

  1. Komisja zajmuje się sprawami dotyczącymi mobbingu, dyskryminacji 
    lub molestowania w oparciu o otrzymane zawiadomienie. Czynności podejmowane przez Komisję, to zebranie danych o zaistniałym, zgłoszonym zdarzeniu, powoływaniu świadków, rozpatrywania materiału dowodowego i sporządzaniu raportów.
  2. Zadaniem Komisji jest ustalenie przejawów mobbingu, dyskryminacji
    lub molestowania, w szczególności poprzez przeprowadzenie indywidualnych rozmów wyjaśniających sytuację opisaną w zawiadomieniu, po uprzednim zebraniu wszystkich informacji koniecznych dla oceny faktów.
  1. Celem czynności wyjaśniających jest stwierdzenie czy w opisywanym przypadku dochodziło do działań lub zachowań mających charakter mobbingu lub dyskryminacji. 
  2. Każdy z członków Komisji zobowiązany jest do zachowania obiektywizmu
     i bezstronności przy dokonywaniu ocen konkretnych przypadków, a także do zachowania poufności, co do wszystkich faktów poznanych w toku wykonywanych czynności.
  3. Komisja podczas wysłuchania zapewnia swobodę uczestnikom postępowania wyjaśniającego. W przypadku naruszania dóbr osobistych osób, naruszania zasad współżycia społecznego i ogólnie przyjętych zasad kultury wypowiedzi Komisja może przerwać wypowiedź po uprzednim pouczeniu o pominięciu wypowiedzi, która godzi w wyżej przedstawione zasady. 

 

§ 7

  1. W pierwszej kolejności członkowie Komisji mają obowiązek odebrania szczegółowych informacji od zawiadamiającego, w celu ich ewentualnego uzupełnienia. Komisja powinna wysłuchać wszystkie osoby zainteresowane 
    i umożliwić im pełną swobodę wypowiedzi. 
  2. Komisja uprawniona jest do zobowiązania Pracowników lub kierowników komórek organizacyjnych do udzielenia informacji lub przekazania dokumentów,
    które znajdują się w ich posiadaniu, związanych z prowadzonym postępowaniem.
  3. Jeśli w toku postępowania zaistnieje konieczność wysłuchania świadków, Komisja wzywa ich na posiedzenie. Z czynności tej jest sporządzana notatka, 
    która po przeczytaniu powinna być podpisana przez świadka. Świadek podpisuje także zobowiązanie o zachowaniu w poufności wszelkich faktów i okoliczności,
     z którymi zapoznał się w toku przesłuchania świadka.

 

§8

  1. Komisja rozpoczyna pracę w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawiadomienia. Pracodawca na własny i wyłączny koszt wyposaża Komisję w środki 
    (w tym pomieszczenie i materiały) konieczne do wykonywania jej zadań. 
  2. Pracownik jest zobowiązany do uczestniczenia w rozmowach wyjaśniających prowadzonych przez Komisję ds. przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji
     w czasie i miejscu przez nią określonym.
  3. Komisja dokumentuje rozmowy wyjaśniające w formie notatek z rozmów podpisanych przez wszystkich jej członków.
  4. Komisja działa z poszanowaniem dóbr osobistych i dobrego imienia osoby składającej zawiadomienie i potencjalnych osób odpowiedzialnych oraz zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych wszystkich osób uczestniczących
     w postępowaniu wyjaśniającym.
  5. Po zakończeniu prac Komisji sporządzany jest protokół, podpisywany 
    przez wszystkich jej członków, zawierający ocenę sytuacji opisanej
     w zawiadomieniu. 
  6. Protokół może zawierać również sugestie zespołu dotyczące poprawy komunikacji w danej komórce organizacyjnej, usprawnienia zarządzania, a także konieczności przeprowadzenia dodatkowych rozmów wyjaśniających lub dyscyplinujących.
  7. Decyzje (w tym decyzje organizacyjne lub kadrowe), dotyczące ocenionej
     przez Komisję sytuacji opisanej w zawiadomieniu, podejmuje Pracodawca, 
    po zapoznaniu się z protokołem.
  8. Prace Komisji, spotkania i rozmowy wyjaśniające oraz wszelkie dokumenty związane z wyjaśnianą sytuacją i pracą samej Komisji, mają charakter poufny. Pracodawca upoważnia członków Komisji do przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w postępowaniu.

§ 9

  1. Komisja zobowiązana jest podjąć działania opisane w Procedurze w każdym przypadku dokonania zawiadomienia.
  2. Komisja podejmuje działania wskazane w Procedurze również w każdym przypadku powzięcia informacji o zaistnieniu zjawiska mobbingu, dyskryminacji 
    lub molestowania z innego źródła niż zawiadomienie.

 

§ 10

  1. Pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko zobowiązani są traktować się wzajemnie z godnością i szacunkiem, dbać aby ich słowa lub zachowania nie naruszały dóbr i praw innych osób. Pracownicy zobowiązani są do przeciwdziałania mobbingowi
     i dyskryminacji, poprzez:
    1. podejmowanie starań na rzecz stosowania zasad współżycia społecznego
       w relacjach z innymi Pracownikami, w tym poszanowanie ich godności i dóbr osobistych;
    2. unikanie stosowania zachowań niepożądanych w miejscu pracy 
      wobec Pracowników lub innych osób, a w szczególności prowadzących 
      do mobbingu i dyskryminacji;
    3. reagowanie na zachowania niepożądane osób trzecich, w szczególności prowadzące do mobbingu i dyskryminacji, w tym odmawianie współudziału 
      lub wspierania działań, elementem których są zachowania niepożądane, w szczególności prowadzące do mobbingu i dyskryminacji lub naruszające zasady współżycia społecznego.
  2. Pracownicy są również zobowiązani do:
    1. unikania wchodzenia w konflikty, eskalacji konfliktów;
    2. podejmowania prób rozwiązywania konfliktów, na jak najwcześniejszym etapie ich rozwoju;
    3. korzystania z pomocy powoływanej przez Pracodawcę 
      Komisji w sytuacji, gdy podejmowane przez nich działania służące rozwiązaniu konfliktu są nieskuteczne, w szczególności gdy rośnie ilość zachowań niepożądanych lub przyjmują one formę przemocy fizycznej lub psychicznej
       lub gdy eskalacja konfliktu wywołuje negatywne skutki związane 
      z efektywnością procesu pracy.
  3. Kadra kierownicza  jest odpowiedzialna za utrzymywanie i kształtowanie właściwych relacji w miejscu pracy, opartych na zasadzie wzajemnego szacunku 
    oraz niedopuszczania do naruszenia dóbr osobistych (godności) Pracowników. 
  4. Kadra kierownicza jest odpowiedzialna za ograniczanie ryzyka organizacyjnego 
    oraz osobowego w zarządzaniu pracą i ludźmi oraz promowanie pożądanych, zgodnych z zasadami współżycia społecznego, postaw i zachowań między pracownikami. 
    W związku z tym przełożeni są zobowiązani do:
    1. rozwiązywania konfliktów z Pracownikami lub pomiędzy podległymi Pracownikami, bez zbędnej zwłoki;
    2. dawania przykładu właściwej postawy swoim własnym zachowaniem;
    3. wykazywania otwartości na informacje zwrotne przekazywane 
      przez Pracowników;
    4. zgłaszania Pracodawcy wszelkich przypadków problemów związanych 
      z relacjami, które wymagają interwencji ze strony Pracodawcy.

 

§ 11

  1. W przypadku uznania ustaleń Komisji za zasadne i potwierdzeniu, że dane działanie zostało określone jako mobbing, dyskryminacja lub molestowanie seksualne, Pracodawca podejmuje działania zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości.
  2. W przypadku uznania przez Pracodawcę informacji przedstawionej w protokole Komisji za prawdziwą, że opisane działania miały charakter mobbingu, dyskryminacji 
    lub molestowania seksualnego, wobec sprawcy lub sprawców mobbingu, dyskryminacji lub molestowania seksualnego stosuje on sankcje przewidziane przepisami prawa pracy, w szczególności:
    1. może zastosować karę upomnienia lub nagany,
    2. sprawca lub sprawcy mobbingu, działań dyskryminujących, może być dodatkowo pozbawiony prawa do nagrody lub premii, 
    3. w rażących przypadkach mobbingu lub dyskryminacji pracodawca może rozwiązać ze sprawcą stosunek pracy,
    4. w przypadku uznania czynów sprawcy lub sprawców za noszące znamiona czynów karalnych, sprawę kieruje się do właściwych organów ścigania.
  3. W miarę możliwość Pracodawca przenosi Pracownika, który doznał zachowań będących przejawem mobbingu, dyskryminacji lub molestowania, na jego wniosek 
    lub za jego zgodą, na inne stanowisko pracy lub w inny sposób zapobiega bezpośrednim kontaktom poszkodowanego Pracownika ze sprawcą lub sprawcami tych zachowań. 

 

§ 12

  1. Wszystkie osoby dopuszczone do prac związanych z mobbingiem, dyskryminacją 
    lub molestowaniem zobowiązane są do zachowania poufności co do wszystkich faktów poznanych w toku prac i w związku z nimi. Przed podjęciem prac powinny one podpisać oświadczenie, którego treścią jest zobowiązanie do zachowania poufności.
  2. Z wyłączeniem osób zainteresowanych, którym na ich żądanie wydaje się kopie wnioskowanych dokumentów, członkowie Komisji nie mogą kopiować w celu udostępnienia ani też w jakikolwiek sposób udostępnić lub rozpowszechniać jakichkolwiek dokumentów dotyczących danego przypadku mobbingu, dyskryminacji lub molestowania, a także dotyczących prac Komisji . Ponadto żaden dokument dotyczący danego przypadku mobbingu, dyskryminacji lub molestowania czy też prac Komisji nie może być kopiowany ani udostępniany świadkom.
  3. Dane zawarte w materiałach i dokumentach Komisji  mogą zostać zaliczone 
    do wrażliwych danych osobowych, wtedy podlegają stosownej ochronie przewidzianej w przepisach o ochronie danych osobowych.

 

§ 13

  1. Podanie Procedury do wiadomości Pracowników następuje poprzez udostępnienie jej treści 
    w Dziale Kadr. 
  2. Pracodawca zapoznaje z treścią Procedury każdego nowozatrudnionego Pracownika
     przed rozpoczęciem pracy.
  3. Nowozatrudniony Pracownik potwierdza znajomość Procedury na piśmie, zgodnie z § 1.

 

§ 14

 

  1. Procedura wchodzi w życie po upływie 14 dni, od dnia podania go do wiadomości Pracowników, zgodnie z § 14 ust. 1.
  2. Wszelkie zmiany procedury są dokonywane przez Pracodawcę w drodze stosownego zarządzenia. Wraz ze zmianami ogłaszany będzie każdorazowo tekst jednolity Procedury.

Załącznik do uchwały numer 6/2024 
z dnia 23 października 2024 roku
 Zarządu Spółki KOBYLARNIA S.A.

 

 

Procedura zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów 
w Grupie Kapitałowej MIRBUD 

 

W celu:

  • wdrożenia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 
    z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii,
  • wdrożenia ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów,
  •  dążenia do wyeliminowania wszelkich zdarzeń niepożądanych w Grupie Kapitałowej MIRBUD,

 

po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę, przyjmuje się poniższą Procedurę zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów w Grupie Kapitałowej MIRBUD.

 

§ 1.

  1. Celem niniejszej Procedury zgłoszeń wewnętrznych i ochrony sygnalistów w Grupie Kapitałowej MIRBUD (dalej: „Procedura”) jest:
  1. stworzenie kompleksowej regulacji ujawniania nieprawidłowości przez sygnalistów,
  2. ochrona sygnalistów,
  3. wpływanie na kształtowanie w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego,
  4. ochrona interesów Grupy Kapitałowej MIRBUD (dalej: „Spółka”) polegająca na wczesnym wykrywaniu i usuwaniu zgłoszonych przypadków nieprawidłowości.
  1. Niniejsza Procedura umożliwia skuteczne dokonywanie zgłoszeń.
  2. Procedura gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe rozstrzyganie zgłoszonych nieprawidłowości oraz zapewnia ochronę sygnalistów i osób z nimi związanych.
  3. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Grupie Kapitałowej MIRBUD i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania
     i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
  4. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości 
    za pośrednictwem dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz przy zastosowaniu metod zapewniających ochronę
     przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym
     lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

 

 

§ 2.

Użyte w Procedurze określenia oznaczają:

  1. Grupa Kapitałowa MIRBUD – Spółki należące do grupy kapitałowej zgodnie 
    z art. 4 pkt 14 ustawy z dnia 16 lutego 2007 roku o ochronie konkurencji
     i konsumentów,
  2. Zarząd – organ uprawniony do reprezentacji zgodnie z Kodeksem Spółek Handlowych odpowiednio jednej, kilku lub wszystkich Spółek Grupy Kapitałowej,
  3. działaniu następczym –  należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu 
    oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, 
    w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;
  4. działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie
     lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście; 
  5. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa; 
  6. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  7. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych; 
  8. organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;
  9. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
  10. osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
  11. osobie powiązanej ze zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, 
    która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny
     (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);
  12. podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć podmiot prywatny lub podmiot publiczny;
  13. podmiocie prywatnym – należy przez to rozumieć osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, lub pracodawcę, jeżeli nie są podmiotami publicznymi;
  14. podmiocie publicznym – należy przez to rozumieć podmiot wskazany w art. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (Dz. U. z 2023 r. poz. 1524);
  15. postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;
  16. ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
  17. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie; 
  18. zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa; 
  19. zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

§ 3.

Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

  1. korupcji,
  2. zamówień publicznych,
  3. usług, produktów i rynków finansowych,
  4. przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
  5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
  6. bezpieczeństwa transportu,
  7. ochrony środowiska,
  8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
  9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
  10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
  11. zdrowia publicznego,
  12. ochrony konsumentów,
  13. ochrony prywatności i danych osobowych,
  14.  bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
  15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
  16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
  17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

§ 4.

  1. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację
     o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym: 
  1. pracownik; 
  2. pracownik tymczasowy;
  3. osoba świadcząca pracę na inne podstawie niż stosunek pracy;
  4. przedsiębiorca; 
  5. prokurent; 
  6. akcjonariusz lub wspólnik; 
  7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej; 
  8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy 
    lub dostawcy; 
  9. stażysta; 
  10. wolontariusz;
  11. praktykant;
  12. funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin 
    (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); 
  13. żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny 
    (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834). 
  1. Procedurę stosuje się także do osoby fizycznej, o której mowa w ust. 1, w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej 
    w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby 
    w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

 

§ 5.

  1. Procedury nie stosuje się do informacji objętych:
  1. przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych informacji, które nie podlegają ujawnieniu z mocy przepisów prawa powszechnie obowiązującego ze względów bezpieczeństwa publicznego; 
  2. tajemnicą zawodową zawodów medycznych oraz prawniczych; 
  3. tajemnicą narady sędziowskiej;
  4. postępowaniem karnym – w zakresie tajemnicy postępowania przygotowawczego oraz tajemnicy rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności.
  1. Procedury nie stosuje się do naruszeń prawa w zakresie zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa w rozumieniu art. 7 pkt 36 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 i 1720), do których nie stosuje się tej ustawy, umów offsetowych zawieranych na podstawie ustawy z dnia 26 czerwca 2014 r. o niektórych umowach zawieranych w związku z realizacją zamówień o podstawowym znaczeniu dla bezpieczeństwa państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1218) oraz innych środków podejmowanych w celu ochrony podstawowych lub istotnych interesów bezpieczeństwa państwa na podstawie art. 346 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej.
  2. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa 
    w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  3. Sygnalista ponosi pełną odpowiedzialność za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
  4. Sygnalista, działający w złej wierze, którego celem było w szczególności zaszkodzenie innej osobie, naruszenie jego dobrego imienia, reputacji ponosi pełną odpowiedzialnością przewidzianą przepisami prawa.
  5. W sytuacji, gdy zgłaszający wiedział lub z łatwością mógł się dowiedzieć, że informacje na których opiera swoje zgłoszenie, nie są zgodne z prawdą, nie korzysta z ochrony.
  6. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdziwe informacje lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia gdy jest pracownikiem może zostać pociągnięty do odpowiedzialności porządkowej określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może 
    być również zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę
     bez wypowiedzenia. 
  7. W stosunku do osoby świadczącej pracę, usługi lub dostarczającej towary, na podstawie umowy cywilnoprawnej, dokonanie nieprawdziwych informacji skutkować może natychmiastowym rozwiązaniem umowy i zakończeniem współpracy w tym nałożeniem kary umownej, gdy przewidziano taką sankcję w umowie.  

 

§ 6.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

 

§ 7.

  1. Za zapewnienie wdrożenia Procedury polegające na wykonywaniu zadań wynikających 
    z Procedury, jej realizację, zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych
     i kadrowych, zapewnienie efektywności systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom odpowiada Zarząd Spółki.
  2. Zarząd upoważnia do przyjmowania zgłoszeń i prowadzenia rejestru zgłoszeń osobę powołaną uchwałą. Osoba powołana przez Zarząd wyposażona jest w upoważnienie do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
  3. Odpowiedzialność oraz nadzór osoby, o której mowa w ust. 2 obejmuje przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, wstępną analizę zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
  4. Kierownicy komórek organizacyjnych odpowiadają za współpracę przy wyjaśnianiu okoliczności wskazanych w zgłoszeniu oraz zapewnienie warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości. 
  5. Pracownicy mają obowiązek przestrzegania zasad i wartości obowiązujących w Spółce oraz przepisów prawa, zgłaszać nieprawidłowości, udostępnić informacje niezbędne 
    do wyjaśnienia nieprawidłowości. 
  6. Pracownik zobowiązany jest do informowania o wszystkich nieprawidłowościach
     i nadużyciach, które mogą stanowić naruszenie prawa lub naruszać zasadę celowości 
    i efektywności, bądź negatywnie oddziaływać na realizację celów i zadań Spółki.

 

§ 8.

Zgłoszeń można dokonywać pisemnie lub elektronicznie. 

 

§ 9.

  1. Zgłoszeń elektronicznych należy dokonywać za pośrednictwem adresu e-mail bezpiecznalinia@mirbud.pl z wykorzystaniem wzoru zgłoszenia stanowiącego załącznik numer 1 do niniejszej Procedury.
  2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z osobą przyjmującą zgłoszenia, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku, tj.: od momentu, gdy wprowadzono go do środka komunikacji elektronicznej używając adresu e-mail, o którym mowa w ust.1, w taki sposób, żeby osoba przyjmująca zgłoszenia mogła zapoznać się z jego treścią. W takim przypadku, za zgodą zgłaszającego, zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu spotkania przygotowanego przez upoważnioną osobę, o której mowa w § 7 ust. 2., który odtwarza dokładny przebieg tego spotkania. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania przez jego podpisanie.
  3. Każde zgłoszenie musi zawierać co najmniej elementy przewidziane w formularzu stanowiącym załącznik numer 1 do niniejsze procedury, w szczególności nie będą rozpatrywane zgłoszenia anonimowe.

 

§ 10.

  1. Zgłoszenie w formie papierowej może zostać złożone lub w inny sposób doręczone 
    do siedziby Spółki MIRBUD S.A. 
  2. Złożenie w siedzibie Spółki może nastąpić poprzez umieszczenie w skrzynce zgłoszeń wewnętrznych, zlokalizowanej na terenie Spółki MIRBUD S.A. z napisem „ZGŁOSZENIA” lub doręczenie na adres siedziby 
    MIRBUD S.A.: ul. Unii Europejskiej 18, 96-100 Skierniewice, w zamkniętej kopercie z adnotacją „Do rąk własnych, zgłoszenie nieprawidłowości”, w której powinna znajdować się druga zamknięta koperta zawierająca formularz zgłoszenia.
  3. Przesyłki adresowane w sposób określony w ust. 2 nie podlegają otwarciu
     w Sekretariacie i zostają przekazane bezpośrednio do osoby, 
    o której mowa w § 7 ust. 2.
  4. Zgłoszenie pisemne, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, dokonywane jest na formularzu stanowiącym załącznik numer 1 do niniejszej Procedury 
    lub w innej formie zawierające co najmniej elementy przewidziane w formularzu.
  5. Przez adres do kontaktu sygnalisty należy rozumieć podany przez sygnalistę adres 
    na formularzu lub wyraźnie wskazany na zgłoszeniu innym niż formularz, spełniającym wymogi w nim zawarte lub wyartykułowany do pisemnego protokołu, gdy zgłoszenie nastąpiło w trybie § 9 ust. 2 Procedury.

 

§ 11.

  1. Zgłoszenia są traktowane z należytą powagą i starannością w sposób poufny, 
    a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.
  2. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez osobę, o której mowa w § 7 ust. 2, która dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej Procedurze. 
  3. Osoba przyjmująca zgłoszenie może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia  będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych, nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu
     z wcześniejszym zgłoszeniem. Osoba przyjmująca zgłoszenie informuje sygnalistę 
    o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. 
  4. Nie nadaje się sprawie dalszego biegu, po wstępnym zbadaniu zgłoszenia, 
    w szczególności w przypadku, gdy:
  1. zgłoszenie wykracza poza zakres przedmiotowy określony w § 3 Procedury
     lub wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa,
  2. zgłoszenie nie spełnia wymogów określonych w załączniku numer 1
    do niniejszej Procedury, w szczególności dotyczy to zgłoszeń anonimowych
     lub zawierających istotne braki w oczywisty sposób uniemożliwiające dalsze procedowanie zgłoszenia,
  3. treść zgłoszenia wskazuje, że jest ono w sposób oczywisty nieprawdziwe 
    lub zachodzi wysokie podejrzenie, co do braku właściwych intencji osoby ujawniającej opisane w zgłoszeniu naruszenia. Przepisy ust. 3 stosuje się odpowiednio.

 

 

§ 12.

  1. Podmiot prawny:
  1. prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
  2. jest administratorem zgromadzonych w tym rejestrze danych osobowych.
  1. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne 
do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

  1. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych
     są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, 
    w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

 

§ 13.

  1. Spółka zapewnia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiały uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniały ochronę poufności tożsamości zgłaszającego, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
  2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych 
    oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Zarządu. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń 
    oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

 

§ 14.

  1. Spółka ma obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia 
    w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu
    do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia następuje za pośrednictwem adresu poczty elektronicznej wskazanej przez zgłaszającego w zgłoszeniu jako adresu
     do komunikacji. Potwierdzenie może nastąpić również w innej formie, która umożliwia ustalenie, że do zgłaszającego zostało skierowane potwierdzenie otrzymania zgłoszenia.
  3. Maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej wynosi 
    3 miesiące od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że zgłaszający nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
  4. Nie przekazuje się sygnaliście informacji zwrotnej, jeżeli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację.

 

 

§ 15.

  1. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, 
    o których mowa w § 11 ust. 2, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia przeprowadzenie działania następczego i wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Zarząd na pisemny wniosek osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń, 
    będzie każdorazowo powoływał Komisję do spraw rozpatrywania nieprawidłowości (zwaną dalej: Komisją), która będzie bezstronną, wewnętrzną jednostką upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia
     i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje
     i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej.
  2. Zarząd powoła Komisję w terminie 3 dni od chwili złożenia wniosku przez osobę,
     o której mowa w § 7 ust. 2. W szczególnie uzasadnionych okolicznościach termin powołania Komisji może być dłuższy niż określony w zdaniu pierwszym, jednak musi zapewnić dotrzymanie terminu, o którym mowa w § 14 ust. 3.
  3. W skład Komisji wchodzić będą osoby zapewniające w najwyższym stopniu bezstronność, rzetelność oraz merytoryczne i staranne rozstrzygnięcie sprawy.
  4. Komisja składa się z:
  1. Członka Rady Nadzorczej Spółki, której działalności dotyczy zgłoszenie, 
  2. Radcy prawnego lub adwokata, który nie jest zaangażowany w sprawę, 
    której dotyczy zgłoszenie,
  3. Pracownika Działu Kadr innej spółki z grupy kapitałowej MIRBUD,
     niż wskazana w zgłoszeniu. 

 

 

§ 16.

  1. Członkiem Komisji nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie 
    oraz w sytuacji, gdy dotyczy osoby z komórki organizacyjnej, którą dana osoba kieruje. Członkiem Komisji nie może być osoba pozostająca z sygnalistą, osobą pomagającą 
    w zgłoszeniu lub osobą powiązaną ze zgłaszającym, a także osobą, której dotyczy zgłoszenie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa 
    w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub związana z tytułu przysposobienia, opieki i kurateli albo osoba pozostająca wobec tych osób w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może budzić to uzasadnione wątpliwości, co do jej obiektywizmu i bezstronności. 
  2. W przypadku ujawnienia okoliczności uzasadniających wyłączenie Członka Komisji
     po jego powołaniu, powołuje się inną, bezstronną osobę, zapewniającą skład Komisji opisany w § 15 ust. 4, a jeżeli nie będzie to możliwe, to na miejsce wyłączonego Członka Komisji powołuje się osobę posiadającą wiedzę merytoryczną, umiejętności
     i doświadczenie niezbędne w sprawie będącej przedmiotem zgłoszenia, spoza struktury Spółki.

§ 17.

  1. Komisja wybiera spośród siebie przewodniczącego, który kieruje pracami Komisji
     oraz koordynuje podejmowane czynności.
  2. Decyzje Komisji, w szczególności dotyczące:
  1. przeprowadzenia czynności dowodowej,
  2. wezwania osób posiadających wiedzę o charakterze szczególnym,
  3. zawieszenia, przerwania prac Komisji lub zakreślenia terminu na dokonanie czynności niezbędnych dla prac Komisji,

zapadają zwykłą większością głosów.

  1. Decyzja kończąca postępowanie, uznająca zasadność lub bezzasadność zgłoszenia, zakresie i przedmiocie działań następczych oraz treść informacji zwrotnej, zapada zwykłą większością głosów przy obecności wszystkich członków Komisji. 
    W przypadku konieczności uzupełnienia składu Komisji wydanie decyzji zostaje wstrzymane do czasu wyłonienia pełnego składu Komisji.
  2. Komisja może obradować z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość gwarantujących poufność procedowania. 
  3. W przypadku, gdy złożenie podpisu, zgodnie z niniejszą Procedurą, przez Członka Komisji jest niemożliwe bądź utrudnione, Członek Komisji przesyła drogą elektroniczną oświadczenie o znajomości treści czynności, ich akceptacji i braku zastrzeżeń, a obok jego podpisu umieszcza się adnotację o złożonym oświadczeniu zastępującym podpis.

§ 18.

  1. W pierwszej kolejności, gdy zajdzie taka potrzeba, Komisja może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Spółki celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji 
    oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które mogą umożliwić ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
  2. Komisja może zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli innych komórek organizacyjnych lub do podmiotu świadczącego usługi profesjonalne, o ile wiedza
    i doświadczenie takich osób są niezbędne dla wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu.
  3. Komisja uprawniona jest do zobowiązania Pracowników lub kierowników komórek organizacyjnych do udzielenia informacji lub przekazania dokumentów,
     które znajdują się w ich posiadaniu, związanych z prowadzonym postępowaniem.
  4. Jeśli w toku postępowania zaistnieje konieczność wysłuchania świadków, Komisja wzywa ich na posiedzenie. Z czynności tej jest sporządzana notatka, 
    która po przeczytaniu powinna być podpisana przez świadka. Świadek podpisuje także zobowiązanie o zachowaniu w poufności wszelkich faktów i okoliczności,
     z którymi zapoznał się w toku przesłuchania świadka.

 

§ 19.

  1. Osoba wezwana przez Komisję jest zobowiązany do uczestniczenia w rozmowach wyjaśniających prowadzonych przez Komisję w czasie i miejscu przez nią określonym.
  2. Rozmowy wyjaśniające mogą odbywać się bezpośrednio podczas fizycznego spotkania lub z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość, 
    o ile tożsamość rozmówcy nie budzi wątpliwości, zapewnione są warunki poufności i zweryfikowano, że w rozmowie nie uczestniczy osoba nieupoważniona.
  3.  Świadek podpisuje zobowiązanie o zachowaniu w poufności wszelkich faktów
     i okoliczności, z którymi zapoznał się w toku przesłuchania, które przesyła niezwłocznie w formie pisemnej lub elektronicznej, o czym każdorazowo poucza Komisja.
  4. Podstawą wezwania na posiedzenie Komisji -  sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób, które pozostają 
    w stosunku pracy z podmiotem prawnym, jest polecenie wynikające ze stosunku pracy, które wydaje osoba wchodząca w skład Komisji, upoważniona przez osoby reprezentującą Spółkę.  
  5. Podstawą wezwania na posiedzenie Komisji -  sygnalisty, osoby której naruszenie przepisów prawa według zgłoszenia dotyczy lub innych osób, które nie pozostają 
    w stosunku pracy ze Spółką jest zaproszenie tych osób w celu realizacji postanowień ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów 
    oraz procedury zgłoszeń wewnętrznych obowiązującej w Spółce. 
  6. Komisja dokumentuje rozmowy wyjaśniające w formie notatek z rozmów podpisanych przez wszystkich jej członków.
  7. Po zakończeniu prac Komisji sporządzany jest protokół, podpisywany 
    przez wszystkich jej członków, zawierający ocenę sytuacji opisanej
     w zawiadomieniu, działania następcze oraz treść informacji zwrotnej. 
  8. Prace Komisji, spotkania i rozmowy wyjaśniające oraz wszelkie dokumenty związane z wyjaśnianą sytuacją i pracą samej Komisji, mają charakter poufny. Pracodawca  upoważnia członków Komisji do przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w postępowaniu.

 

 

§ 20.

  1. Zgłoszenie uznane za zasadne wywołuje skutek w postaci podjęcia działań naprawczych oraz adekwatnych działań następczych. 
  2. Działania następcze zmierzają do usunięcia nieprawidłowości, wypracowania mechanizmów mających na celu wyeliminowanie podobnych nieprawidłowości,
     są proporcjonalne i celowe w odniesieniu do przedmiotu zgłoszenia.
  3. W przypadku, gdy:
  1. Naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej– Komisja podejmuje określone w zaleceniach działania naprawcze,
  2. Naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej– Komisja zawiadamia organy ściągania lub wszczyna inne postępowanie przewidziane przepisami prawa,
  3. Zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Komisja oddala zgłoszenie 
    i zamyka postępowanie określone niniejszą Procedurą. 

 

§ 21.

  1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania
     jej do wiadomości osób wykonujących pracę.
  2. Podanie Procedury do wiadomości następuje poprzez udostępnienie 
    jej treści na stronie internetowej Spółek Grupy Kapitałowej MIRBUD
     oraz Intranecie Spółki. 
  3. Osoby ubiegające się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług lub pełnienia funkcji są informowane o treści Procedury poprzez zamieszczenie w ogłoszeniu pouczenia o obowiązującej Procedurze 
    i jej udostępnieniu na stronie internetowej Spółki. 
  4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, można przekazać informację o Procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

 

§ 22.

  1. Sygnalista może w każdym przypadku dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
  2. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są także do instytucji, organów lub jednostek Unii Europejskiej.
  3. Szczegółowe informacje można uzyskać kontaktując się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, 
    e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl, adres korespondencyjny: Biuro RPO, 
    al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa, istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

 

 

§ 23.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednio przepisy prawa, w szczególności Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 
z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, ustawa z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów, ustawy
 z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeksu pracy, ustawy z dnia 6 czerwca 1997 roku Kodeks karny, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny.

 

 

Załączniki:

  1. Wzór formularza zgłoszenia